当センターは以下のことを目的とし、デジタル化への取り組みを行っております。

・現在の事務処理のあり方の見直し

・時間短縮

・業務の効率化と生産性の向上

・ペーパーレスと経費削減

・職員はルーティン業務を解消し、企画、手配に集中

・電子帳簿保存法への対応

・コンテンツの追加編集が自由に行えます。

・写真の入れ替えが自由

・文書の編集も職員が自由に加工出来る

・コンテンツの追加も容易に出来る

・会員へメッセージ配信機能でスマホへメール、LINEに送信

　　（連絡事項、安全情報、研修会・講習会の案内、注意喚起等）

　　派遣事業の労働条件明示書も送信（郵送から切り替え）

　　登録者全員、職群班等のグループ別、個別にも対応

　　添付ファイルも送信可能

　

・顧客への見積書送信

　今後はシルバーだより等も配信に切り替えていく予定です。

当センターでは従来の対面式の入会説明会に加え、デジタル化の取り組みの一つとしてオンライン入会を推進しています。

・事前に撮影した入会説明会の動画を視聴することで、３６５日２４時間いつでも入会説明会を聞くことが出来る仕組み

・理解度チェックシート、入会申込書、会費を添えて申し込めば即日入会が可能となっています。

・インターネット環境がない方は、事務所へ移設のジョブセレクトカフェでタブレットを使用し、いつでも視聴可能です。

委託契約書、派遣契約書いずれも紙面契約から電子契約へ移行していきます。

　・契約締結までの時間短縮

　・郵送料、印刷代、封筒代等の経費削減

　・委託契約書の収入印紙不要

　・保管場所が不要、クラウド上に電子保存

　・見たい時にいつでも呼び出しが簡単　探す手間がいらない

　・契約は法的担保あり　

　（法律に準拠し経産省、法務省、総務省が認めたクラウドサービス提供会社）

　・お客様の費用負担はなし

衛生委員会の産業医の署名も電子署名　

　・紙での郵送から電子署名へ切り替え

これまで郵送により行っていた請求書を電子配信に切り替えていきます。

　・紙面請求書から電子請求書に移行

　・発送から到着までの時間短縮

　・郵送料、印刷代、封筒代の経費削減

　・請求書配信に特化したクラウドサービスを利用することにより電帳法にも対応

　　メール配信するものと郵送代行も可能　データをアップロードするだけ

　・お客様の費用負担はなし

庭木と除草の積算方式にもデジタル化を導入していきます。

・会員へ受注票の送信（ＬＩＮＥにも対応）

・会員スマホから、見積書作成のための判定表をホームぺージ画面から事務局に送信　担当職員にメールが届く　

　会員は判定表の項目を簡単入力し送信　担当者はこのメールもとに見積書作成　

・見積書は会員にも発注者にも送信（ＬＩＮＥにも対応）　発注者からの可否の返事も担当職員にメールが届く

・会員は就業報告書も簡単入力でスマホから送信　

・時間短縮と作業の効率化

・郵送から切り替え

・特定の人とデータを送受信できる私書箱のようなイメージ

・特定の人しか開けられないアクセスキーで安全なセキュリティー

・写真のようなデータ量が多いものも送受信可能

・データのダウンロード期間、回数も指定でき、期限や回数を過ぎるとアクセス出来なくなる。

こんな使い方が出来ます。

事務局から送信

・発注者へ作業前、作業中、作業完了の写真を送信

・遠方の空き家、土地の所有者に点検報告や除草前後の写真を送信

・見積書・請求といった文書もパスワード付けなくても送信可能（パスワード付けても良い）

・オンライン会議等で使う資料も一括送信

会員から事務局に送信

・現場の写真をスマホで撮って担当者に送信

・就業報告者をスマホで撮って事務局に送信　事務局に届けなくてもよい。

・庭木・除草の積算見積書を作成するための作業前確認書をスマホで撮って送信　事務局に届けなくてよい。

・介護保険事業における提出書類をスマホで撮って送信　事務局に届けなくてよい。

・派遣事業の有給休暇申請書をスマホで撮って送信　事務局に届けなくてよい。

・ＬＩＮＥで写真を送るような簡単な操作　会員でも難しくない。

ＲＰＡ（ロボテック・プロセス・オートメーション）

・委託契約書、派遣契約書をロボットPCにより自動作成

・経理関係各種帳票作成の自動化　手入力からの脱出

・定型的なメール送信（事業実績や報告書等）

・作業報告書における現場写真の自動作成

・会員ラベルを地区ごとに振り分けて自動印刷　派遣発注者ラベル印刷　理事・監事ラベル印刷など

・ホームページに受注情報を随時自動アップ

・訪問介護における利用者負担領収書の自動印刷

・各種事務、転記、チェック、ファイルのダウンロード等の定型業務の自動化

　（人の判断を要しない事務的に行えるものはほぼＲＰＡ化可能）

・３６５日２４時間、PCが稼働し事務処理を自動に行う

・事務の効率化と生産性の向上　

・職員のロボット作成研修と業務の洗い出しが必要　ロボパットマイスター認定職員２名

・会員から事務局に電子送付された就業報告書や有休申請書を自動印刷するロボット

・メッセージ配信に登録している会員に作業前に事前にお知らせする就業条件明示書が自動で配信される。

・メッセージ配信に登録している会員に毎月 配分金明細書が自動で配信される。

・フリーランス新法への対応もデジタル化で効率化

・RPA（ロボパッド）を活用し自動配信するしくみ

・LINEWORKS（ラインワークス））はビジネス版LINE（ライン）です。LINEと操作感覚が似ているため、簡単に利用できます。

・事務局側はLINEWORKS、会員側はLINEを使ってメッセージのやり取りを行います。

・庭木、機会除草、草取り等、頻繁に担当職員とやり取りをする会員は、LINEのトーク機能を使って会員側からも事務局へメッセージを送ることが可能になります。双方でメッセージやり取りができるため、円滑なコミュニケーションが図れます。

・担当職員と複数の会員とのグループ内でメッセージのやり取りが可能になります。日程調整もスムーズに共有することができます。

・事務局側が繋がりたい方へLINEWORKSのID／二次元コード／招待リンクのいずれかを送る（見せる）ため、特定の方としか繋がらず、セキュリティも安心です。

・電子取引関連帳票はＰＤＦ化しクラウドに保存

（受注票、見積書、請求書等・・・）

　送信するもの、受信するものを区別保存

・全職員の資質向上と人間力向上を目指し、社員教育を行っている民間会社と提携し、様々な研修コンテンツを各自の希望とレベルに合わせオンラインで動画受講することを習慣化

全職員が７つの習慣等グループワーク研修もオンラインで受講

・年次休暇等休暇申請は電子申請　ワークフロー化

・給与明細書は電子配信

・年末調整も電子申請　給与クラウドで自動計算

・職員のスケジュール、掲示板、日々の業務報告は社内ネットワークで管理

・出退勤管理もPCの電源で管理